As reuniões precisam obedecer a um cronograma se o líder deseja que elas sejam eficazes e promovam as mudanças necessárias.
Em Primeiro lugar a reunião precisa ser convocada com antecedência suficiente e com tempo bastante para ser guardada na mente e na agenda daquele que a quem a convocação é dirigida. E devem ser colocados com clareza: o local da reunião, a hora de início e uma hora provável de término e a pauta. O líder precisa demonstrar aos seus liderados que tem uma ordem a seguir e isto envolve horário.
Em Segundo lugar a reunião precisa ter uma pauta bem estabelecida. Os tópicos que serão tratados de maneira clara.
Em Terceiro lugar os tópicos a serem tratados devem constar: o conteúdo, o que precisa ser feito, quem deve fazer, e o prazo de entrega do trabalho ou a realização do trabalho em si, e a data da realização. Um exemplo: colocar no calendário da Igreja a realização de um treinamento para secretários de atas: Quem vai ficar responsável por contatar o preletor e o custo para traze-lo e como traze-lo. Uma segunda pessoa verificar a realização da reunião: onde será a reunião e o que será necessário para que ela se realize ao implementar e disponibilizar a sala e o equipamento a ser utilizado. E uma terceira pessoa que deverá ficar responsável pela confraternização. Tudo isto bem elaborado com antecedência e bem ligado entre as pessoas e o palestrante. Lembre-se: o óbvio deve ser dito.
Em Quarto lugar uma igreja organizada faz reuniões periódicas de liderança. Uma boa dica é realizar reuniões mensais para tratar da administração interna da Igreja. Estas devem ter atas já que se trata de reuniões que poderão requerer registro em Cartório dependendo das normas estatutárias. E trimestrais para planejamento de calendário, em que um breve tempo pode ser tomado para avaliar o que não pôde ser realizado e os motivos para que se busque uma excelência na realização das tarefas da Igreja.
Em Quinto lugar o líder deve estabelecer a dinâmica da reunião: a) um lanche antes ou depois; b) uma devocional com leitura da Palavra e oração; c) a pauta a ser tratada deve estar nas mãos de cada pessoa; d) uma ata do que foi tratado – em caso de reunião de planejamento de atividades trimestrais, a ata pode constar dos presentes, hora, devocional, e calendário proposto, ou tarefas que estão sendo agendadas com os devidos responsáveis para que aconteça.
Pessoas colocadas em círculo com uma pessoa no computador digitando as decisões com um projetor pode otimizar a reunião a fim de ganhar tempo, produtividade e clareza.
Em Sexto lugar deve-se estabelecer a periodicidade das reuniões e a busca de que a cada reunião se verifique como a Igreja está caminhando. A diretoria pode e deve usar o planejamento de atividades para sentir o desenrolar das ações.
Em Sétimo lugar há que se ter um cuidado especial com a tesouraria da Igreja, apresentando balancetes mensais para que se saiba com exatidão quanto do orçamento anual está sendo usado e o que pode ser usado. A verificação do que se tem disponível e a previsão do que se espera ter, evitará a realização de atividades e gastos que podem comprometer a saúde financeira da sua Igreja.
Fazer tudo com ordem e decência – 1a Coríntios 14:40 – pode conduzir ao sucesso e ao mesmo tempo evitar fiascos que poderão comprometer o funcionamento da Igreja.
